電話対応について

入塾希望者が電話で問い合わせてきたとき、その時の対応で集客できるか否かが左右されると言っても過言ではありません。生徒集客の基本となる電話対応方法について、おさらいの意味も含めてチェックしてみて下さい。

すべては電話対応から始まる

塾に通おうと思い始めたいとき、チラシを見て直接塾に見学に来る人もいますが、通常は塾の訪問前に、まずは電話で問い合わせてきます。つまり、電話対応をするスタッフが見込み客と初めて接触することになり、そのときの電話対応が見込み客にとっては塾の第一印象になるのです。

第一印象の重要性は、今さら説明の必要がないほどです。たかが電話の問い合わせと思わずに、丁寧に対応する必要があります。

たとえ、どれだけすばらしい外装の教室であっても、問い合わせをしたときの対応が悪ければ、印象は一気に悪くなってしまい、入塾の可能性は低くなります。逆に、丁寧に対応をすれば、好印象を持ってもらうこともでき、入塾の可能性が高まります。

これだけでも、電話対応の重要性が分かっていただけるのではないでしょうか。

電話に出る前、出た後

社会の基本となっている「電話の呼び出し音は3回以内に出る」という暗黙のルールですが、これは塾に限らず多くの会社でもできているところは少ないように思います。逆に、ワンコールで電話をとる会社（塾）もありますが、ワンコールで取ると、少しせわしない感じがしますし、いつも暇なのかと思われかねません。もちろん、電話をかけてきた方を待たせないという点ではいいのですが、少し余裕を持って出た方がいいでしょう。

電話での第一声ですが、「お電話ありがとうございます。○○塾の△△でございます。」というように、塾の名前に加えて、電話に出た人の名前も言うようにしましょう。これだけでも、相手に与える印象は間違いなくアップします。

相手から聞かれて初めて自分の名前を名乗るのではなく、自ら名乗るよう徹底して下さい。

入塾案内は電話で完結しないこと

電話での問い合わせがあったら、注意すべきことがあります。それは、「電話ですべてを話さないこと」「詳しい説明をするために塾に直接来てもらうこと」です。

これまでの経験上、電話ですべてを説明した場合よりも、塾で直接入塾に関する説明をした方が、入塾率は高くなる傾向にあります。

もし電話ですべて話してしまったら、問い合わせしてきた人は、わざわざ塾に行って説明を受けようとは思わなくなります。ですから、電話での問い合わせに対しては、すべて完結してしまわないようにすることです。

といっても、何を聞かれても回答しないのは逆に印象が悪くなりますので、ある程度の受け答えをした後に「担当者から詳しくご説明しますので、一度塾に起こし下さい。」と伝えるようにしてみて下さい。

電話対応は、経営者や先生だけでなく、スタッフ全員がきちんとできなければ意味がありません。電話をかける側にとっては、「初めて電話対応する人物＝塾の第一印象」になるわけですから、電話に出る人によって対応が変わらないように徹底することが重要です。